Gastblog VRZ: “Leren door het gewoon te doen!”

Post

Reacties   |   Actuele lessen

De Veiligheidsregio Zeeland heeft een praktische richtlijn opgesteld voor het maken van twitterberichten tijdens een incident. En de tweeps van VRZ willen die graag delen. Hieronder vind je hun gastblog en onderaan kun je bladeren door het boekje met de richtlijnen.


“Leren door het gewoon te doen!”

Begin 2009 zijn we bij Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) gestart met een piket Communicatie. Het piketteam, bestaande uit vier mensen, vervult de rol van communicatieadviseur in het ROT vanaf GRIP 2 incidenten. Daarnaast komt de piketfunctionaris ook al in actie vanaf ‘middelbrand’of ‘middelongeval’. Volgens vastgestelde criteria verzorgen wij dan het persalarm en nemen wij de woordvoering voor een (H)OVD-Brandweer of Geneeskundig waar.
Om deze taken uit te kunnen voeren, hebben we een aantal middelen tot onze beschikking. Allereerst hebben we een portofoon, zodat we het berichtenverkeer tussen (H)OVD en de meldkamer mee kunnen luisteren. Er is altijd telefonisch contact met de meldkamer en de (H)OVD voor verdere informatie over het incident. Daarnaast kunnen wij meelezen in het meldkamersysteem. Op die manier hebben we snel een goed beeld van het incident.
De woordvoering die wij verzorgen is telefonisch, wij gaan niet naar de plaats van het incident. Aanwezige pers ter plaatse wordt opgevangen door de (H)OVD. Bij een GRIP 1-situatie is er een piketvoorlichter van Politie Zeeland aanwezig op de plaats van het incident.
In 2010 besloten we het gebruik van Twitter toe te voegen aan ons piket om zo de snelle, eenduidige informatievoorziening te ondersteunen. Voor ons een kleine stap, omdat we alles aan de ‘achterkant’ al geregeld hadden. Onze gedachte was dat er in wezen geen verschil is of je nu journalisten telefonisch te woord staat of datzelfde bericht in 140 tekens ook op Twitter plaatst. We hadden een keer het advies gehoord om in het klein te starten met Twitter, op die manier ervaring én volgers op te bouwen, en dat zijn we toen maar gewoon gaan doen zonder al te lang stil te staan bij een strategisch plan. In de praktijk levert het eigenlijk alleen maar tijdwinst en voordelen op. We bereiken in één keer alle journalisten en ‘burger’-volgers tegelijk. We bellen nog wel altijd met de media maar vaak geven ze zelf al aan: “we volgen de tweets en bellen wel terug als we vragen hebben!” Tegelijkertijd doen we tijdens ons piket ook analyse van de berichtgeving en reacties via twitter, daar hebben we ook al een paar mooie voorbeelden van hoe we op die manier onjuiste berichten konden ontkrachten of aanvullende informatie konden verstrekken.
Overigens was het wel een bewuste keuze om via het Twitteraccount van de VRZ te twitteren. We zijn immers meer dan brandweer alleen. Tevens paste het bij ons doel om alvast onze volgers op te bouwen in het klein. Is er dan een keer een heel groot incident, dan staat je netwerk al en weten mensen je te vinden voor informatie.

Twitterhandboekje
Na een paar maanden twitteren kwamen we er achter dat we alle vier toch op onze eigen manier twitterden. De een plaatste één tweet bij een incident, de ander soms wel vijf. De één begon met de aard van de melding, de ander met de plaatsnaam. Soms vergaten we het gebruik van hashtags. Omdat we vinden dat het voor onze ontvanger niet uit moet maken wie er achter de knoppen zit, hebben we een twitterhandboekje gemaakt. In dit handboekje staan hele praktische en conrete afspraken over het gebruik van twitter bij incidenten. Met als uiteindelijk doel een zo uniform mogelijke berichtgeving.
De ervaringen met het gebruik van Twitter zijn alleen maar positief. Het belangrijkste is echter, of je nu Twittert of een ander middel inzet, dat je alles achter je piket goed geregeld hebt. Zo beschikken we over een laptop met dongel zodat we overal in kunnen loggen op het meldkamersysteem en hebben we allemaal een Blackberry met daarop de app van Twitter.

De tweeps van het piketteam Communicatie Veiligheidsregio Zeeland:
Dianne Deurloo,
Winanda van den Ende,
Marlies Lampert en
Aart van Oosten

Plaats een reactie